Positief, SwimBase heeft op verschillende plaatsen uitwisselbestanden voorzien. Om de inschrijvingen te gebruiken moet een aantal voorwaarden vervuld zijn :

• - De algemene gegevens;
• - Locatie (competitiebad)
• - Voorwaarden (Startgelden, premies, aantal starten, limieten, documenten, enz ...)
• - Omkadering (Kamprechter, starter, Juri, officials)
• - Wedstrijden

Nu verschijnt er een groene ( I ) vooraan de regel van de wedstrijd in de kalender en in de agenda van de organiserende club.

Dit is het gevolg van correcties op de tijden, bvb foutieve tussentijden die verwijderd worden. De tijdgegevens en andere worden onmiddelijk verwijderd, daar de rankings 'snachts worden herberekend - en enkel nadat er nieuwe resultaten werden ingelezen - kan het euvel zich enkele dagen manifesteren. Maar uiteindelijk wordt dit automatisch opgelost.

Meldingen betreffende abnormale tijden zijn steeds welkom.

SwimBase

Zet vooraan steeds een datum vooraan met jaartal – maand & dag vermelding, een code voor het bestandstype, Club-code en eventuele andere indicators.

Meer gedetailleerd formaat als volgt:

JJJJ MMDD-XX-CLUB-Plaats.ext
Bestands formaat extentie (.ext)

: .csv ....TopSwim bestand
: .lef ......Lenex bestand
: .lxf ......Lenex gezipped bestand
: .xls .....MS-Excel bestand
: .dsv ....Deutsche Swim Verein bestand
: .pce3 ..Frans Bestand
: .n2i .....Frans bestand
: .sd3 ....USA Colorado bestand
: .txt .....Text bestand
: .doc ....MS-Word bestand
: .xls .....MS-Excel bestand
: .pdf .....Adobe Acrobat
: .gif ......Foto bestand
: .jpg .....Foto bestand

JJJJ MMDD-XX-CLUB-Plaats.ext
Plaats van de wedstrijd (bvb. Aarlen)

JJJJ MMDD-XX-CLUB-Plaats.ext
CLUB code (bvb. SWIM, MEGA, BRABO ...)

JJJJ MMDD-XX-CLUB-Plaats.ext
XX - Soort Bestand
: U Uitnodiging / Invitation
: P voorProgramma / avantProgramme
: L Limieten / Limites
: C Competitie reglement / Compétition réglement
: I Inschrijvingen / Inscriptions
: R Resultaten / Résultats
: _S Splash
: _M Masters
: _N Niet vergunninghouders / Non-licensées

JJJJ MMDD-XX-CLUB-Plaats.ext
: DD dag in de maand : JJ jours dans le mois
: MM maand van het jaar  : MM mois de l’année
: JJJJ Jaartal : AAAA Année

Enkele voorbeelden:

Door het gebruik van SwimBase wordt bestandsuitwisseling overbodig ... iedereen werkt met dezelfde database (gegevens) !!! De gegevens worden opgehaald en niet aangeleverd door uitwisseling, ze worden bewerkt binnen de database en zijn dadelijk beschikbaar voor derde - lees iedereen die gemandateerd is en er belang bij heeft.

Tijdens de competitie (aflossingen) wordt de zwemmer (naam, voornaam en licentie-nummer) handgeschreven opgegeven en handmatig ingevoerd... Omdat spellingsfouten in de namen frequent voorkomen en er geen licentienummers worden opgenomen in TopSwim bij aflossingen, vraagt SwimBase een bevestiging ter controle.

Het gaat trouwens over een officiële tijd ... Deze nabehandeling voor deze aflossingen, kan door de Trainer of sportsecretaris uitgevoerd worden (zie handleiding H3. pagina 10-11-12 & Flash ‘Blauwe Icoon’). Zodoende worden de officiële tijden opgenomen in de rankings en de profielen van de zwemmers.

Wanneer de zwemmer wordt ingeschreven zonder vaste licentienummer, wordt hem een voorlopig nummer toegekend (soms meerdere nummers !!), wanneer deze zwemmer zijn definitief nummer ontvangt wordt vergeten om de licentienummer samen te voegen met het definitief licentienummer (zie handleiding H5-Profiel-Persoon pagina 7), uit te voeren door de trainer en of de sportsecretaris.

Opmerking: Andere mogelijke oorzaken zijn:

- meerdere zwemmers krijgen hetzelfde voorlopige licentienummer, gevolg vermenging van tijden van twee of meer zwemmers, na het samenvoegen ...

- een zwemmer krijgt een voorlopig licentienummer dat reeds gebruikt is voor aflossingsploegen, gevolg vermenging van tijden van de zwemmers en de aflossingsploeg, na het samenvoegen ...

- zwemmers met vaste licentie worden ingeschreven onder een andere Club. Inschrijvingen in buitenlandse wedstrijden met als club de landcode, of inschrijven met vreemde licentienummer. Deze laatste worden gedeeltelijk automatisch opgevangen door de laadprocedures van deze vreemde resultaatbestanden of manueel door het SwimBase Team.

Wanneer een naam met fouten wordt ingegeven via “een inschrijfprogramma” wordt deze ingeschreven zwemmer aanzien als een nieuwe zwemmer en wordt zijn prestatie opgenomen in SwimBase. Samenvoegen kan dit verhelpen, het zoeken via de programmatuur naar de foutieve naam is wel nodig. Inschrijven met SwimBase sluit deze fouten uit, omdat er met een centrale Internet-database wordt gewerkt. Samenvoegen is de bevoegdheid van de Trainer, de sportsecretaris en de clubsecretaris.

Het principe van SwimBase is: ” iedereen veegt voor zijn eigen deur (onder toezicht)”. De profielhouder is verantwoordelijk voor zijn eigen gegevens, hij of zij kent ze het best.

Het volstaat dat een van de zwemmers binnen het aflossingsteam een verkeerde aanduiding van geslacht heeft in zijn profiel. Een andere oorzaak is wanneer de licentienummer van de aflossingsploeg verkeerdelijk hergebruikt wordt de ene keer voor mannen en een andere keer voor vrouwen.

Een mogelijke oplossing :
Het toe te kennen licentienummer voor aflossingsteams te structureren;

SOFT : vijfletter code als identificatie van de club

9** : 3 mogelijke cijfers voor het geslacht van het team, het 1^e cijfer duidt op Geslacht : 9= Mannen ; 8= Vrouwen & 7= Gemengd.

*9* : het 2^e cijfer duidt op: 7 mogelijke cijfers voor categorieën of leeftijdsgroepen
Categorieën: 1= Eendjes ; 2= Benjamins ; 3= Miniemen ; 4= Kadetten ; 5= Juniors ; 6= Seniors ; 7= Open

**9 : Volgnummer van eventueel meerdere teams, het 3^e cijfer duidt op:

(bv op 0= BRABO; 1= AZSC; 2= MZVA; 6= ZOLA)
846 : BRABO Kadetten vrouwen team 6
970 : BRABO Open team
711 : PRANT/711/98  Gemengd eendjes AZSC of 1e ploeg ...

De twee laatste cijfers (het jaartal) zijn ook van belang ze moeten overeenstemmen met de leeftijdgrens van het wedstrijdprogramma, OPEN (duidt op benjamins tot en met Seniors dus van 11 jaar tot en met 34 jaar ...) De aflossingsploegen mogen in 2007 geen hogere leeftijd dragen dan /73 (2008:74; 2009:75; enz.).

De structuur in deze nummer stelt ons in de mogelijkheid om per aflossingsploeg een profiel te beheren die vergelijkbare resultaten bevatten.

TopSwim voorziet enkel de eerste zwemmer van en licentienummer, indien deze ontbreekt kan de officiële tijd niet opgenomen worden in onze database en bijgevolg niet gekoppeld worden aan de 1e zwemmer...

In het profiel van de zwemmer of lid, staat een aanduiding “Actief” wanneer deze niet aangevinkt is wordt de zwemmer of lid uitgeschakeld ...

SwimBase leest de tijden automatisch in vanuit het aangeleverd bestand (verschillende formaten). Een foutieve eindtijd wordt meestal opgevangen door de organisatie omdat deze het klassement beïnvloed, met de tussentijden wordt minder nauwkeurig omgesprongen ... De tussentijden worden bij de Rankings in het rood aangegeven.

Het volstaat dat de secretaris, sportsecretaris, een administratieve medewerker of de verantwoordelijke trainer de tussentijd in de uitslag aanpast of verwijderd.

De Rankings worden tijdens de nacht herberekend, dit wanneer er nieuwe resultaten werden ingelezen. Het aanpassen van de tussentijden worden uitvoerig beschreven in de handleiding (zie handleiding H3. pagina 10-11-12 & Flash ‘Blauwe Icoon’).

Wij hebben de privileges van de bestuursleden en trainers aangepast zodat ze agendapunten kunnen invoeren via de A+ achteraan de regel van de agenda.

Maar er is een elegantere wijze om zowel de algemene clubagenda te voeden en de persoonlijke zwemagenda (van elke zwemmer, trainer of official) in te vullen ... en de zeer performante inschrijvingsmodule te gebruiken.

Gezien u een groep "Zwemclub" heeft aangemaakt kan u de handige inschrijvingsmodule gebruiken, waarna u het nodige TopSwim inschrijvingenbestand kunt aanmaken. ( Download inschrijvingen: "TopSwim XLS"), eigenlijk overbodig want de organiserende club kan uw inschrijvingen opnemen nadat u deze definitief heeft bevestigd ...
Als voorbeeld heb ik de club ingeschreven voor de TESTWedstrijd op 31/07/2009. klikken op het groene "I" en kiezen voor Groepen en vervolgens "Naar inschrijvingen", wij raden u aan even de "Handleidingen" te volgen, het wijst zich zelf uit.

Nog een opmerking: De invoer van de wedstrijden moet vooraf door de organiserende club gebeuren, ten voorlopige titel kunnen wij voor u deze wedstrijden invoeren. Het volstaat ons het voorprogramma te laten geworden (E-Mail) - Het document dat naar de provincie ter goedkeuring wordt verzonden.-
Na deze invoer verschijnt de groene "I" in de wedstrijdkalender ...

Aarzel niet ons te contacteren indien u meer bijstand wenst.

Met sportieve groeten.

Paul Sinsinian
SwimBase